Ei Eldok - softver za upravljanje dokumentacijom

Upravljanje podacima, informacijama i dokumentima u poslovnim sistemima sve više se nameće kao jedno od najvažnijih za efikasnost i uspešnost savremenog načina poslovanja. Informacije koje se nalaze u bazama podataka, na računarima korisnika, na papirnim dokumentima, mikrofilmovima, video trakama, fotografijama, grafikonima i ostalim medijumima moraju se integrisati u jedinstveni sistem za upravljanje dokumentima. Ovakav sistem omogućava čuvanje svih vrsta dokumenata, bez obzira na formu, kao i efikasno i sigurno pretraživanje, distribuciju i obradu dokumenata.

Zakon propisuje obavezno čuvanje određene dokumentacije 5, 10 i više godina, a papir je, pored svoje inertnosti i nemogućnosti efikasnog pretraživanja, veliki potrošač prostora. Trenutno jedino zakonsko rešenje je mikrofilm sa ažurnom bazom anotacija. Sa uvođenjem zakona o elektronskom potpisu, biće moguće ozvaničiti i elektronsku kopiju dokumenta. Sistemi za upravljanje dokumentacijom omogućavaju objedinjavanje ove dve arhive i zajedno sa operativnom dokumentacijom u elektronskom obliku predstavljaju idealno rešenje za uspešne firme.

PDF prospekt

Ei Eldok je kompletno rešenje za upravljanje elektronskom dokumentacijom bazirano na WEB tehnologiji. Sastoji se iz tri modula:

1)

Srce sistema čini  Eldok Web,  aplikacija koja omogućava administriranje sistema, ažuriranje i pretragu dokumentacije kroz intranet Vašeg preduzeća ili preko Interneta. Izuzetno je fleksibilna i zadovoljava sve potrebe preduzeća oko arhiviranja i upravljanja najrazličitijom dokumentacijom. Nezavisna je od operativnog sistema (Windows, Linux), od baze podataka (Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 UDB, MySQL) i ne zahteva nikakvu instalaciju na klijentu - koristi se preko Web čitača sa bilo kog računara u mreži.

2)

Dogradnja sistema koja omogućava pravljenje izvoda iz baze dokumenata i njihovo snimanje na CD je moguća parom aplikacija  EldokLite Administrator  i  EldokLite.  Ni jedna od ovih aplikacija ne zahteva specijalnu instalaciju, može se startovati direktno sa CD-a i podatke automatski preuzima iz baze preko glavne Web aplikacije.

• EldokLite Administrator  kreira CD sa željenim skupom podataka i dokumenata izvedenim iz velikog sistema i aplikacijom za njihovo pretraživanje i čitanje.

• EldokLite  omogućava pretraživanje i čitanje dokumenata, izvoda iz Web baze na CD-u.

3)

Erc Scan  je modul koji omogućava masovno skeniranje papirne dokumentacije i masovni prenos na Web sistem.

Visoka sigurnost sistema je obezbeđena zaštitom pristupa, tipovima korisnika, definisanjem prava pristupa, izmene ili vlasništva, kako nad pojedinačnim dokumentima, tako i vrstama dokumenata.

Samo autorizovani administrator sistema ima pristup opcijama definisanja vrsta dokumenata, dinamičkih šifarnika, korisnika i njihovih prava pristupa sistemu.

Prava korisnika se definišu na nivou vrste dokumenta (pristup, izmena, bez prava) i tipa korisnika (administratori i obični korisnici).

Svaka izmena se beleži, sa vremenom, datumom i korisnikom koji je načinio.

Sistem neograničenog broja fleksibilnih šifarnika, definisanja anotacija posebno za svaku vrstu dokumenta sa tipom svake anotacije (broj, tekst, datum, šifra iz određenog šifarnika) daje neograničene mogućnosti u upotrebi za najrazličitiju dokumentaciju.

Fleksibilno pretraživanje anotacija i postavljanje složenih upita je jednostavno i intuitivno. Sistem pretražuje samo one podatke kojima korisnik ima pristup i dalje selektivno daje pravo izmene ili brisanja, u zavisnosti od eventualnih specijalnih prava definisanih za tog korisnika i taj dokument, koja ne mogu biti u suprotnosti sa pravom nad celom vrstom dokumenta.

Prenos fajlova koji su u sistemu vrši se direktno http protokolom, aplikativno i bez kompromitovanja sigurnosti direktnom vidljivošću fajlova ili FTP-om.

Podržan je direktan pregled u Web čitaču svih vrsta dokumenata koje on razume (slike svih formata, PDF dokumenti, itd.) i snimanje i otvaranje svih ostalih tipova dokumenata koji se ne mogu direktno interpretirati (Word, Corel, itd.).

EldokLite predstavlja Windows klijentsku aplikaciju za pretraživanje dokumentacije i njen pregled. U sebi ima ugrađen Web čitač radi komfornijeg rada.

Ne zahteva nikakvu instalaciju i startuje se direktno sa CD-a narezanog iz EldokLite Administratora.

Idealan je za distribuciju dokumentacije na mesta koja nemaju pristup mreži preduzeća ili za dokumentaciju koju moramo poneti sa sobom.

EldokLite Administrator je modul koji omogućava pravljenje izvoda iz baze Eldok Web-a za njeno narezivanje na CD.

Omogućava formiranje složenih upita nad bazom, manuelno ili automatski.

Sa serverskom aplikacijom komunicira XML-om, univerzalnim jezikom za saradnju heterogenih sistema, koristeći Internet HTTP protokol.

Prenos fajlova se vrši HTTP protokolom preko serverske aplikacije, bez kompromitovanja sigurnosti dokumentacije direktnim pristupom fajlovima.

Za rad sa ovim modulom je neophodna administratorska autentikacija.

Modul za masovno skeniranje papirne dokumentacije i njen prenos na server omogućava komforan rad sa skenerom, pregled slika i PDF dokumenata i njihovo masovno prosleđivanje u bazu.

Ne zahteva posebnu instalaciju i uklapa se u osnovni sistem, Web rešenje.

Podrazumeva autentikaciju administratora i prenos fajlova HTTP protokolom, kako se ne bi kompromitovala sigurnost sistema direktnim pristupom.

Komunikacija sa sistemom se odvija XML-om, a klijentska platforma je Windows.