Da li ste znali da se u prosečnom preduzeću:

• dnevno utroši 2 sata za pronalaženje adekvatne dokumentacije;

• 50% ukupnog radnog vremena utroši na sređivanje dokumentacije;

• 7% od ukupne dokumentacije preduzeća izgubi;

• jedan isti dokument kopira i po 10 puta ?

Papirna dokumentacija se vremenom gomila, postaje sve teže pristupačna, zauzima sve veći prostor, bledi i postaje nečitljiva ...

Na bazi dugogodišnjeg iskustva od preko 35 godina u oblasti mikrofilma i arhiviranja dokumentacije, sa stručnim kadrom i savremenom opremom, Ei INFORMATIKA Vam nudi rešenje:

Savremene tehnologije pružaju mogućnost za adekvatnu organizaciju poslovne arhive, koja će zadovoljiti sve potrebe modernog poslovanja: od trajnog arhiviranja ključne dokumentacije, do brzog i lakog organizovanja operativne dokumentacije u elektronskom obliku, kako bi bila pristupačna na svakom mestu i u svakom trenutku.

Elektronsko arhiviranje (skeniranje) dokumentacije, pa prebacivanje na mikrofilm je metod za zaštitu arhive i najsavremeniji način korišćenja dokumenata. Ovakav način arhiviranja dokumentacije se pokazao u praksi kao najbrži način za pronalaženje traženog dokumenta na elektronskom zapisu ili mikrofilmu.

PREDNOSTI:

• smanjenje troškova skladištenja dokumenata

• trenutan pristup dokumentima

• veća produktivnost i bolja organizacija rada

• povećana sigurnost dokumenata i poslovnih informacija

NAŠI NAJVEĆI KORISNICI:

• Dunav Osiguranje

• Delta Generali osiguranje

• Karanović & Nikolić - Beograd

• DIN Niš

• ALPHA Banka

• Nacionalna služba za zapošljavanje

• Niška Banka

1.  Preuzimanje, priprema i obrada dokumentacije

2.  Skeniranje dokumentacije

3.  Digitalno mikrofilmovanje dokumentacije

4.  Prebacivanje Vaše elektronske dokumentacije sa CD/DVD medija na mikrofilm

5.  Skeniranje mikrofilma, tj. vraćanje dokumenata u elektronski oblik

6.  Indeksiranje i uparivanje mikrofilmovanog ili elektronskog zapisa (formiranje arhiv baze)

1.  PREUZIMANJE, PRIPEMA I OBRADA DOKUMENTACIJE

Od Vas preuzmemo dokumentaciju, donesemo je na našu lokaciju, i tu je uredimo. Na odeljenju pripreme se sastave radna uputstva, koja po zahtevima i željama naručioca određuju dalju obradu.

Po obradi se mikrofilmovana odnosno skenirana dokumentacija IZLUČUJE: predaje organima za čuvanje arhiva, bezbedno uništava (poštujući propise o minimalnim rokovima čuvanja), ili se pak dokumentacija vraća vlasniku.

2.  SKENIRANJE DOKUMENTACIJE

Elektronsko arhiviranje (skeniranje) zasniva se na korišćenju skenera, koji papirne dokumente prevodi u elektronski oblik (fajlove), sa mogućnošću upravljanja dokumentima direktno sa računara.

Jedna od prednosti digitalnog arhiviranja je što je moguće svaki dokument posle skeniranja dodatno obraditi. Time se rešava problem sa slabo vidljivom (nečitljivom) dokumentacijom u papirnom obliku (na primer druga ili treća kopija tabulir papira i slično), jer posle filtriranja dokument postaje čitljiv.

3.  DIGITALNO MIKROFILMOVANJE DOKUMENTACIJE

Šta je mikrofilm ?

To je film na kome je izvršeno fotografsko snimanje na smanjenoj skali za štampane ili druge grafičke materijale. Mikrofilmovanje ili mikrofotografija se sastoji u smanjenju slika do toliko malih veličina da se ne mogu čitati bez optičkih pomagala. Ova zadivljujuća fotografska kompresija često rezultira sa 99% uštede prostora. Usluga mikrofilmovanja je jedna od najčešće korišćenih metoda i svakodnevna je praksa u modernoj nauci reprografije.

Odlike mikrofilmske dokumentacije:

• Trajnost arhivirane dokumentacije (trajnost arhive na mikrofilmu se procenjuje na 200 godina).

• Mikrofilmovana informacija lakša je od papirne dokumentacije oko 250 puta.

• Ušteda na prostoru u odnosu na papirnu dokumentaciju za 98%.

• Jedini način arhiviranja dokumentacije koji omogućuje bezbedno uništavanje originalne papirne arhive. Mikrofilm je zakonski priznat kao dokaz na sudu - moguće je izvršiti sudsko veštačenje originalnog dokumenta u svakom aspektu osim starosti papira i nije moguća nikakva izmena originalnog podatka.

• Predstavlja jeftin i efikasan način osiguranja kako bi Vaša dokumentacija bila sačuvana i pristupačna.

• Brzo pronalaženje dokumenta u sprezi sa informacionim sistemom za indeksaciju, lociranjem dokumenta preko ključnih reči i broja mikrofilma i mikrofilmske adrese dokumenata (redni broj blipa).

• Postojanost oblika arhiviranja. Tehnologija mikrofilmovanja se najduže zadržala u nepromenjenom obliku i za sada je najpouzdaniji nosilac zapisa dokumenata.

Glavni razlog za mikrofilmovanje Vaših zapisa je njihovo trajno arhiviranje u postojanom, lako pristupačnom formatu, koji daje identičan prikaz Vašeg originalnog dokumenta.

Archive Writer

Archive Writer  je uređaj koji od elektronske dokumentacije snima mikrofilm. U mogućnosti smo da snimimo jedan ili dva filma istovremeno, kako pozitiv, tako i negativ.

Izgled pozitiv mikrofilma urađenog na Archive Writer-u:

4.  PREBACIVANJE ELEKTRONSKE DOKUMENTACIJE SA CD/DVD MEDIJA NA MIKROFILM

Ukoliko već posedujete dokumentaciju u elektronskom obliku (JPG, TIFF, PDF, XLS, DOC fajlove), a želite da je imate na mikrofilmu, Ei INFORMATIKA će i ovaj posao odraditi za Vas.

Donesite nam CD ili DVD sa dokumentacijom, a mi ćemo Vama dati mikrofilm !

5.  NAKNADNO SKENIRANJE MIKROFILMSKE DOKUMENTACIJE

Proces suprotan prebacivanju elektronske dokumentacije na mikrofilm jeste skeniranje mikrofilma, odnosno prebacivanje dokumentacije sa mikrofilma u elektronski oblik. Ako posedujete staru mikrofilm arhivu, a želite je u elektronskom obliku - NEMA PROBLEMA !

Donesite nam mikrofilm, a mi ćemo Vama dati CD ili DVD !

Bez obzira kako se tehnologija bude menjala u narednih 100 godina, Vi ćete uvek biti u mogućnosti da skeniranjem implementirate mikrofilm u neki od digitalnih sistema.

6.  INDEKSIRANJE I UPARIVANJE MIKROFILMOVANOG I ELEKTRONSKOG ZAPISA

     (formiranje arhiv baze)

Svi dokumenti moraju biti opremljeni atributima (indeksi) pomoću kojih je omogućeno pretraživanje dokumenata. Atributi mogu da nastanu automatski ili ručnim unošenjem na osnovu skeniranog dokumenta. Takođe mogu nastati delom automatski, a delom ručno, uz pomoć baze podataka koje obezbedi korisnik.

Na odeljenju indeksiranja vrši se indeksiranje i uparivanje mikrofilmovanog i elektronskog zapisa, tj. formira se arhiv baza, koja se putem softvera objedinjuje u Sistem za upravljanje dokumentima.

SOFTVER ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM

U mogućnosti smo da Vam ponudimo sopstveni softver za upravljanje elektronskom dokumentacijom:

                 Detaljnije o EiEldok-u

Platforma Java - WEB

Opis:  Troslojna arhitektura, oslanja se na bilo koju serversku bazu podataka kao prvi nivo, Tomcat Application server kao drugi nivo sa poslovnom logikom (Java Servlet, JSP), a klijenti su WEB čitači - tanki klijenti bez apleta.

Platforma Oracle

Opis:  Klijent-server arhitektura, baza Oracle 8i, klijenti Windows, klijentske aplikacije razvijene u Oracle Developer-u.

Softver omogućuje brz i lak pregled dokumentacije u svim popularnim formatima (slike tiff, jpg, bmp; dokumenti pdf, xls, doc; bilo koja elektronska dokumentacija direktno iz računara ili skenirana papirna dokumentacija) i ne zahteva instalaciju klijentskog softvera (pristupa se WEB čitačem sa bilo kog radnog mesta). Ima mogućnost rigorozne kontrole pristupa (na nivou tipa, pa i samog dokumenta), veliku sigurnost arhive (prenos dokumenata se vrši bez direktnog pristupa fajl sistemu), kao i on-line ažuriranje tipova dokumentacije i anotacija koje prate svaki tip dokumenta.

Softver za pregled izvoda iz sistema za upravljanje dokumentacijom na CD-u  (EI ELDOK lite)  je dodatak koji omogućuje pristup delu dokumentacije bez direktne veze na server sistema i ne zahteva nikakvu instalaciju, radi direktno sa CD-a.

Mogućnost pretrage dokumentacije po datumu nastanka, organizacionoj jedinici, broju naloga, periodu, vrsti i sl.